マンション売却時の必要書類｜一覧・入手方法・紛失した場合の対処法を解説

投資用マンションの売却では、売却前の準備段階から契約・決済・確定申告まで、各段階で異なる書類が求められます。とくにオーナーチェンジ（入居者がいる状態）での売却では、賃貸借契約書など投資用ならではの書類も必要です。書類不足で決済が延期になるケースも珍しくなく、とくにローン残債の繰上返済や抵当権抹消の関連書類は金融機関側の準備にも時間がかかります。

本記事では必要書類を段階別に整理し、入手方法と紛失時の対処法も解説します。

マンション売却の必要書類

投資用マンション売却の必要書類は、売却前・売買契約時・決済引渡し時・確定申告時の4段階に分類されます。早めに準備を進めることで、決済直前の慌ただしさを避けられます。

• 売却前に準備する書類｜物件概要書・査定用書類・媒介契約関連、賃貸借契約書
• 売買契約時に必要な書類｜契約書・重要事項説明書・本人確認書類
• 決済・引渡し時に必要な書類｜登記関連・抵当権抹消関連・鍵・賃貸借契約の引継ぎ書類
• 確定申告時に必要な書類｜売買契約書・取得費譲渡費用の領収書・登記事項証明書

マンション売却前に準備する書類の詳細

売却活動を始める前に揃えておきたい書類を整理します。査定や媒介契約の段階で必要になるものが中心です。

なお、投資用マンションをオーナーチェンジで売却する場合は、以下の書類に加えて、現在の賃貸借契約書、サブリース契約を結んでいる場合はサブリース契約書も必要となります。買主は現行賃料に基づく利回りで購入を判断するケースが多いため、契約期間・賃料・敷金・更新状況がわかる資料を、賃貸管理会社やサブリース会社から早めに取り寄せておきましょう。

登記済証または登記識別情報

いわゆる「権利書」と呼ばれる書類です。購入時に発行されたもので、所有権移転登記の際に本人確認・権利確認のために使用されます。

2005年以降に登記された物件は「登記識別情報」という12桁の英数字が記載された通知書になっています。手元に保管しているか早めに確認しましょう。紛失している場合の対処は後述します。

固定資産税・都市計画税納税通知書

毎年4〜5月頃に自治体から送付される納税通知書です。年間の税額を確認し、引渡し日を基準とした日割り精算を行うために使用します。最新年度のものを用意しておきましょう。紛失した場合は、市区町村役場で固定資産評価証明書を取得することで代用可能です。

マンション管理規約・使用細則

管理組合のルールを買主に開示するための書類です。ペット飼育や用途の制限、リフォームの制限など、賃貸運営の前提となる内容が記載されています。投資用物件の買主も、購入後の賃貸経営に影響するため管理規約の内容を確認します。手元にない場合は、管理会社や管理組合に依頼して取得します。

間取り図・パンフレット

購入時に配布されたパンフレットや図面集です。正確な間取りや専有面積、設備のスペックを買主に伝えるために使用します。オーナーチェンジ売却では入居者がいるため室内の内覧が行われないことが多く、図面やパンフレットが室内の状態を伝える資料として重要度を増します。紛失している場合は、デベロッパーや管理会社に問い合わせれば再取得できるケースもあります。

長期修繕計画書・修繕履歴

マンションの長期的な修繕予定と、過去の大規模修繕の実施履歴を示す書類です。投資用物件の買主は購入後のキャッシュフローを重視するため、今後の修繕積立金が値上がりする見込みがあるかは重要な判断材料になります。開示できる状態にしておきましょう。建物管理会社（組合）に発行依頼すれば取得できます。

重要事項に関する調査報告書

管理会社（組合）が発行する書類で、管理費・修繕積立金の額、修繕積立金の積立残高、滞納状況、大規模修繕の予定、ペット規約、駐車場の状況など、買主の重要事項説明書の作成に必要な情報がまとまっています。発行手数料として5,000円〜2万円程度かかるのが一般的です。

マンション売却の売買契約時に必要な書類

売買契約時に必要な書類は、売主が自分で用意するものと、仲介業者が取得・準備するものに分かれます。役割を理解しておくと準備の見落としを防げます。

売買契約書

売主と買主の合意内容を記す書類です。物件情報、売買代金、手付金、引渡し日、契約不適合責任の範囲などが記載されます。投資用物件では、賃貸借契約やサブリース契約の引継ぎ条件も売買契約書に盛り込まれます。仲介の場合、売買契約書は仲介業者が作成するのが一般的で、売主が自分で用意する必要はありません。

重要事項説明書

宅建士が買主に対して説明する書類で、物件の権利関係、法令上の制限、管理組合の状況、設備の状態などが記載されています。仲介業者の宅建士が作成・説明するため、売主の準備は不要ですが、記載された賃貸状況（賃料・契約内容など）に誤りがないか事前に確認しておくと、買主からの質問にも答えやすくなります。

印鑑証明書と実印

契約と決済の両方で必要になります。印鑑証明書は発行から3か月以内のものを用意するのが一般的です。市区町村役場、コンビニ交付（マイナンバーカード利用）で取得できます。発行手数料は300〜450円程度。実印は契約書への押印に使うため、認印と間違えないようにしましょう。

本人確認書類

顔写真付きの身分証明書が必要です。運転免許証、パスポートなどが該当します。マイナンバーカードも本人確認書類として使えますが、マイナンバー（個人番号）の取り扱いは厳重に管理する必要があり、不動産取引の現場では誤って番号部分まで提示してしまうリスクがあります。

トラブルを避けるためにも、運転免許証またはパスポートを掲示するケースが多いです。共有名義の物件の場合は、共有者全員分の本人確認書類が必要になります。

マンション売却の決済・引渡し時に必要な書類

決済日には、所有権移転登記・抵当権抹消登記・残代金の受領を同時に進めるため、書類の不足は決済延期につながるリスクとなります。投資用物件の場合は、これに加えて貸主の地位の引継ぎや敷金の承継・精算も行われます。決済日までに最終チェックしておきましょう。

登記識別情報通知、または権利証

所有権移転登記の本人確認資料として、購入時に発行された登記識別情報通知（または旧来の権利証）を司法書士に提示します。手元にない場合は事前通知制度や、司法書士による本人確認情報作成で代替可能ですが、別途費用が発生します。

固定資産評価証明書

登録免許税の算定や、買主側の所有権移転登記に必要です。物件所在地の市区町村役場で取得します。発行手数料は300円〜400円程度。仲介業者や司法書士が代わりに取得してくれるケースも多いです。

抵当権抹消関連書類（ローン残債がある場合）

不動産投資ローンを利用していた物件を売却する場合、抵当権抹消登記が必要です。金融機関から発行される「抵当権設定契約証書（金銭消費貸借契約書）」「抵当権抹消書類一式」を決済日に用意します。一括返済の申し出から実際の書類受領まで2〜4週間程度かかる金融機関もあるため、決済日から逆算して早めに金融機関へ連絡しましょう。

鍵・管理規約・設備の取扱説明書など

引渡し時に買主へ渡すものです。オーナーチェンジ物件では室内の鍵は入居者が使用しているため、オーナーが保管している鍵（スペアキーなど）や、宅配ボックス・駐輪場・駐車場の鍵を引き継ぎます。あわせて、賃貸借契約書の原本や敷金の引継ぎに関する書類、管理規約、各設備（給湯器・エアコン・浴室乾燥機など）の取扱説明書もまとめて買主へ渡します。何を引き渡すかは、契約段階で買主と確認しておくとスムーズです。

マンション売却後の確定申告に必要な書類

確定申告では、譲渡所得を計算するための書類が中心になります。売却の翌年2月16日〜3月15日の申告期間に向けて、決済が終わったら速やかに揃えましょう。

国税庁 確定申告書等作成コーナー

マイナンバーカードまたは本人確認書類

確定申告書には、申告者本人のマイナンバー（個人番号）を記載する義務があります。マイナンバーカード、または通知カードと運転免許証などの組み合わせで提示します。e-Taxを利用する場合はマイナンバーカードと電子証明書を活用します。

購入時・売却時の売買契約書

取得費と譲渡価額を証明するため、購入時と売却時の両方の売買契約書のコピーを提出します。原本は手元保管が原則です。なお、投資用マンションの建物部分は、保有期間中に減価償却費として計上した分を購入価額から差し引いた金額が取得費になります。取得費が小さくなり譲渡益が大きく出やすいため、購入当時の契約書や価格内訳の資料は必ず保管しておきましょう。共有名義の物件は、共有者全員分の契約書情報が必要になります。

取得費・譲渡費用の領収書

仲介手数料、印紙代、登記費用、測量費など、取得費および譲渡費用に算入する支出の領収書をコピーで提出します。原本は保管しておきましょう。これらの費用を漏れなく計上することで、譲渡所得が圧縮され税額を減らす効果があります。

登記事項証明書

法務局で取得する書類で、所有権移転登記が完了したことを示します。決済後しばらくしてから新しい登記事項証明書を取得し、確定申告時に添付します。発行手数料は窓口での書面請求が600円、オンライン請求が490〜520円程度です。

譲渡所得の内訳書（確定申告書付表）

譲渡所得を計算するための専用の書類です。国税庁サイトからダウンロードでき、確定申告書等作成コーナーで作成も可能です。売却した物件の概要、譲渡価額、取得費、譲渡費用、税額などを記入します。

マンション売却の際に書類が手元にない場合の対処法

書類紛失は珍しいことではなく、特に長期保有していた物件では権利書の所在が分からないケースがよくあります。代表的な書類の紛失対応をまとめました。

登記識別情報を紛失した場合

権利書（登記済証）や登記識別情報通知を紛失しても、一般的に不動産売却そのものは可能です。代替手段として、司法書士による「本人確認情報の作成」が一般的に利用されます。司法書士が売主と面談し、本人確認情報を作成して登記申請に添付する形です。費用は5万円〜10万円程度。海外在住のオーナーで司法書士が現地へ出張する場合は、これに加えて出張費が発生するケースもあります。決済日が決まってからの対応では時間が足りなくなるため、紛失が分かった段階で早めに司法書士に相談しましょう。

売買契約書を紛失した場合

売買契約書は、一般的には紙の原本そのものを「再発行」することはできません。賃貸借契約の場合は再締結という選択肢もありますが、不動産売買では契約締結後の再発行はできない仕組みです。

実務的には、仲介業者や買主、司法書士に依頼して契約書のコピーをもらうのが現実的な対応になります。確定申告での取得費証明にはコピーで対応できるケースが多いですが、税務署の判断で追加資料を求められる場合もあるため、コピーが入手できた段階で念のため税理士に相談しておきましょう。

管理規約・修繕履歴を紛失した場合

管理規約・使用細則・長期修繕計画書・修繕履歴は、管理会社に発行依頼すれば再取得できます。重要事項調査報告書とまとめて依頼すると効率的です。発行までに1〜2週間かかるケースもあるため、売却活動を始める段階で早めに依頼しましょう。

マンション売却の必要書類は売却前から準備するのがおすすめ

必要書類の準備は、売却検討の段階から少しずつ進めておくと安心です。書類が揃った状態であれば、査定や売却活動もスムーズに進められます。

マンション売却の必要書類に関するよくある質問

マンション売却の必要書類に関して、相談現場で繰り返し聞かれる質問をまとめました。

まとめ

投資用マンション売却の必要書類は、売却前・売買契約時・決済引渡し時・確定申告時の4段階に分かれます。オーナーチェンジでの売却では、賃貸借契約書やサブリース契約書といった投資用ならではの書類も加わります。

売主が自分で用意するものと、仲介業者・管理会社・賃貸管理会社が取得するものを切り分けて、早めに準備を進めることが決済延期を避けるポイントです。権利書を紛失している場合は、司法書士による本人確認情報の作成で5〜10万円程度の費用が発生する点や、契約書は再発行できずコピー対応になる点など、実務的なポイントも事前に押さえておきましょう。共有名義やローン残債がある物件は、書類点数も時間もさらに増えるため、売却検討を始めた段階から仲介業者と必要書類リストを共有しておくのがおすすめです。

【免責表記】本コラムは情報提供を目的としたものであり、特定の不動産の売買・投資を推奨するものではありません。税制・法令は2026年4月時点の情報に基づいており、今後改正される可能性があります。実際のお取引・税務申告にあたっては、専門家にご相談ください。